Privacyverklaring

Wanneer je op de website van Ceremoon actief bent of contact met Ceremoon opneemt deel je soms persoonsgegevens met Ceremoon. Ceremoon gaat zorgvuldig met deze gegevens om en houdt zich aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring legt Ceremoon je uit welke gegevens zij van je verzamelt en wat zij met deze gegevens doet. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Ceremoon, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.

Ceremoon is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar simone@ceremoon.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- en adresgegevens. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere persoonsgegevens. Ceremoon verzamelt echter geen bijzondere persoonsgegevens.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Ceremoon heeft niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Ceremoon kan echter niet controleren of een bezoeker van deze website en server ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat Ceremoon persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heeft verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via simone@ceremoon.nl en dan verwijdert Ceremoon, indien mogelijk, deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door Ceremoon worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.

Wanneer verwerkt Ceremoon jouw persoonsgegevens?

1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.

Ceremoon helpt je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor ons hebt. Je kunt Ceremoon bellen, e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat Ceremoon je gegevens krijgt via derden in verband met de dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen slaan wij een aantal gegevens van je op. Op die manier weet Ceremoon wie je bent en kan Ceremoon ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.

Als je vragen voor Ceremoon hebt dan slaat Ceremoon de volgende gegevens van je op:

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Jouw bericht

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2. Om offertes op te stellen en naar je te versturen.

Voordat Ceremoon voor je aan de slag gaat kan Ceremoon je een offerte toesturen. Hiervoor slaat Ceremoon de volgende gegevens van je op:

Naam
Adres
Woonplaats
E-mailadres
Telefoonnummer

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Om een overeenkomst uit te voeren, contact op te nemen voor (kennismakings)gesprekken, aantekeningen en/of opnamen van gesprekken te maken, het maken van gastenlijsten en leverancierslijsten, afspraken met je te kunnen maken en je na afloop een evaluatieformulier toe te kunnen sturen.

Als je bij Ceremoon diensten afneemt dan wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Ceremoon slaat de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:

Naam
Adres
Woonplaats
E-mailadres
Telefoonnummer
De overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

4. Om je te kunnen factureren & incasseren.

De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan start Ceremoon een incassotraject. In verband met facturatie & incasso slaat Ceremoon de volgende gegevens van je op:

Naam
Adres
Woonplaats
E-mailadres
Telefoonnummer
Bankrekeningnummer

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

5. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening.

Wanneer Ceremoon wijzigingen doorvoert in haar dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stelt Ceremoon je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruikt Ceremoon de volgende gegevens om je in ons administratiesysteem te verwerken:

Naam
E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

6. Om jouw review op mijn website en/of social media te kunnen delen.

Als je Ceremoon een review hebt gestuurd, publiceer Ceremoon deze op de website en/of social media kanalen. Als je hiermee akkoord gaat dan slaat Ceremoon de volgende gegevens van je op:

Naam
Trouwdatum

Wettelijke grondslag: toestemming.

Cookies en vergelijkbare technieken die Ceremoon gebruikt

Ceremoon gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon. Ceremoon gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals bedoeld.

Daarnaast gebruikt Ceremoon analytische cookies zoals Google Analytics om het gedrag van mijn bezoekers te kunnen bestuderen en aan de hand hiervan mijn website te kunnen verbeteren.

Als Ceremoon je toestemming nodig heeft om cookies te mogen plaatsen dan vraagt Ceremoon je dit tijdens je eerste bezoek aan de website. Ceremoon verwijst je daarbij ook naar de cookie verklaring. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Zoals eerder in deze privacyverklaring aangegeven maakt Ceremoon gebruik van de Facebook Conversion API om effectief te kunnen adverteren. Deze techniek wordt pas actief wanneer je hiervoor akkoord geeft in de cookiebanner.

Doorgifte aan partners

Ceremoon werkt voor het uitvoeren van mijn dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

De betalingen & incasso’s opstellen (Microsoft Word)
De webhosting & e-mail verzorgen (Mijndomein)
De online meetings verzorgen (Skype)
Overige software/programma’s die Ceremoon gebruikt (Microsoft Excel, OneDrive, Outlook, WordPress, Adobe)

Met subverwerkers heeft Ceremoon verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Ceremoon werkt alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving. Enkele van de partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben.

Met deze partners zijn passende maatregelen getroffen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorgt Ceremoon ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.

Doorgifte aan derden

In principe deel of verkoopt Ceremoon je gegevens niet met personen of organisaties buiten Ceremoon, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat Ceremoon verplicht wordt om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

De beveiliging van jouw gegevens

Ceremoon heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.

Alle partijen die jouw gegevens voor mij verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang Ceremoon samenwerkt met deze partijen.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Voor verschillende gegevensstromen hanteert Ceremoon verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om Ceremoon te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.

Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijdert Ceremoon 6 maanden na het laatste contact.

E-mail:
E-mails worden na 6 maanden na de beëindiging van de opdracht of het laatste contact verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het oplossen van een geschil.

Facturen en offertes:
Facturen en offertes kunnen worden verwijderd na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Je gegevens blijven in ieder geval tot die tijd aanwezig in het facturatiesysteem.

Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Ceremoon. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar simone@ceremoon.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraagt Ceremoon je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.

Dit ter bescherming van je privacy. Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vraagt Ceremoon je deze ook mee te sturen. Ceremoon reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Ceremoon wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden van een datalek

Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houdt Ceremoon zich aan de meldplicht datalekken en meld Ceremoon dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vraagt Ceremoon je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met ons te delen door een e-mail te sturen naar simone@ceremoon.nl. Ceremoon kan dan direct actie ondernemen.

Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Ceremoon verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Ceremoon accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring

De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Ceremoon om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen dit bedrijf.

In ieder geval raadt Ceremoon je aan de privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van het privacybeleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Ceremoon ga je akkoord met deze wijzigingen.

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail, simone@ceremoon.nl of per post:

Ceremoon
T.a.v.: Simone Nieuwenhuizen
Spuisluis 41
2408 PR Alphen a/d Rijn

Ceremoon is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88126129.

versie: januari 2023